Visa Ý (Italy)

Trong thời gian quý vị chờ nhận Visa Ý công tác, bạn có thể tìm hiểu thêm đôi chút về văn hóa giao tiếp trong kinh doanh của người Ý (Italia) sau đây:

1. Xưng hô:
Họ tên của người ltaly thường là tên trước và họ sau, giống như ở rất nhiều nước Châu Âu khác, trừ trường hợp nêu vào văn bản quan trọng như bản khai xin thị thực nhập cảnh hoặc hợp đồng thì họ trước tên sau. Nếu một người ltaly tự giới thiệu là Paolo Rossi, thì Paolo là tên và Rossi là họ. Ta nên gọi là Mr. Paolo Rossi hoặc Mr. Rossi, nếu gọi “Mr. Paolo” là không đúng. Ta chỉ nên gọi đơn giản “Paolo” khi quan hệ đã trở nên thân mật và Mr. Rossi đề nghị cứ gọi ông ta là “Paolo”.

Người Italia thích được xưng hô theo trình độ học vấn, và ở ltaly nếu có ai đó tốt nghiệp đại học ngành khoa học xã hội thì được gọi là “dottore” đối với nam và “dottoressa” đối với nữ (cả 2 từ này trong tiếng Anh có nghĩa là “doctor”, tuy họ không phải là tiến sỹ). Người tốt nghiệp đại học ngành kỹ thuật được gọi là “ingegnere” (kỹ sư) như ở những nước khác. Nếu không chắc chắn về bằng cấp của người ltalia thì đối với những người khả kính và có học vấn ta cũng có thể gọi họ là “dottore” hoặc “dottoressa” để tỏ ý tôn trọng.

2. Trang phục:
Nước ltaly nồi tiếng về thời trang. Toàn bộ quan chức và đại đa số thương nhân ltaly ăn mặc lịch sử hợp thời trang khi tiếp khách. Không những vậy người ltaly thường còn ăn mặc chỉnh tề ở những nơi công cộng. Ở ltaly nếu có ai đó vào siêu thị mà mặc đồ thể thao hoặc quần “soóc” áo “pull” thì thường là người nước khác, vì vậy, sẽ không phải là quá cường điệu nếu nói rằng người ltaly ưa hình thức. Thương nhân nước khác sang ltaly nên ăn mặc lịch sự để thể hiện sự tôn trọng đối tác và để được đối tác ltaly đáp lại.

3. Ngôn ngữ và hội thoại:
Thương nhân ltaly sử dụng tiếng Anh trong quan hệ với đối tác nước ngoài. Tuy nhiên ngay cả khi đang làm việc với đối tác nước ngoài, người ltaly cũng thích trao đổi với nhau bằng tiếng mẹ đẻ, ngay cả về những việc đơn giản nhất, điều này không có nghĩa là họ muốn giấu đối tác nước ngoài điều gì đó mà chỉ là thói quen.

Ngôn ngữ trong thương mại quốc tế là tiếng Anh. Tuy nhiên nếu đối tác nước ngoài biết được một vài từ hoặc câu đơn giản tiếng ltalia như “come sta?” (ông/bà có khỏe không), “grazie” (cảm ơn), “buonissimo” (rất tốt), “arrivederci” (hẹn gặp lại) thì sẽ được đối tác ltaly rất vui và tạo được sự thoải mái trong quan hệ. Nhiều người cho rằng phát âm tiếng Italia nói chung không khó, thường là viết như thế nào thì đọc như vậy, trừ một số ít trường hợp. Nên kiên nhẫn khi nói chuyện với người Italia vì họ thường nói rất hăng hái và thậm chí rất dài, mà nếu bị người nghe ngắt lời thì họ dễ cho là bất lịch sự. Trong khi người ltaly nói, nếu người nghe không nhìn họ liên tục thì họ sẽ cho là không quan tâm và thường nhắc “listen!” hoặc “do you understand?”, điều này không có nghĩa là họ tỏ ra bất nhã mà chỉ vì họ nói tiếng Anh theo cách dùng tiếng ltaly mà thôi.

4. Cử chỉ giao tiếp:
Người ltaly nồng nhiệt trong giao tiếp. Nếu họ ôm một cách lịch sự và hôn nhẹ vào má đối tác (không phân biệt nam nữ) thì đối tác nên lấy làm mừng bởi họ đã tỏ ra thân thiện. Nếu do phong tục của nước mình, nhất là các nước Châu Á, do không quen có cử chỉ thân mật như vậy mà ta có thái độ phòng thủ thì dễ bị họ coi là không thân thiện hoặc kiêu ngạo. Tuy nhiên ta không nên chủ động ôm hôn người Italia trước mà chỉ nên sẵn sàng đáp lại cử chỉ này một cách tự nhiên.

Xem thêm: làm visa đi Ý

5. Đến thăm nhà người ltaly:
Nếu được đối tác ltaly mời đến thăm nhà thì ta nên lấy làm vui, cần cảm ơn và nhận lời, vì người Italia (và người Châu Âu nói chung) khi mời ai đến nhà mình có nghĩa là họ tỏ ra quý trọng người đó. Thường thì họ mời khách ghé qua thăm ngôi nhà của mình trước hoặc sau khi mời cơm tối. Việc thương nhân ltalia mời đối tác đến nhà mình dùng cơm là rất hãn hữu, vì đây là mức độ thân thiết cao hơn và khi chủ nhà có người nội trợ thích hợp. Khi được đối tác ltalia mời cơm, ta nên ăn mặc lịch sự. Nếu được mời cơm tại nhà hàng thì ta nên đến đúng giờ.

Tuy nhiên nếu được mời cơm tại gia đình người ltaly thì ta nên đến muộn 5 – 10 phút, để chủ nhà không bị rơi vào tâm lý vội vàng chuẩn bị chu tất mọi thứ. Khi được mời cơm tại nhà người ltaly, ta nên mang đến một chút quà nhỏ, có thể là một chai rượu vang ngon của ltaly, một món đồ thủ công mỹ nghệ chất lượng cao của nước mình, hoặc một bó hoa tươi (tránh hoa hồng và hoa cẩm chướng là 2 loại hoa thường biểu hiện tình yêu). Quà tặng nên được bao gói lịch sự. Nếu được mời cơm, ta sẽ ngồi vào vị trí do chủ nhà sắp đặt ở bàn ăn. Việc sử dụng các dụng cụ như dao, thìa, nĩa, khăn ăn, các loại cốc chén… của người ltaly tương tự như ở các nước Châu Âu khác. Bữa tiệc càng sang trọng thì mỗi thực khách càng có nhiều dụng cụ bàn ăn khác nhau. Nếu ta không thạo thì tốt nhất là làm theo chủ nhà.

ltaly nổi tiếng về món ăn và đồ uống phong phú, nên việc khen món ăn, đồ uống Italia ngon không phải là khách sáo. Tuy nhiên ta không nên khen ngon khi không thể ăn hết phần của mình trong đĩa do chưa quen khẩu vị. Cho dù ta có cảm thấy thực sự ngon miệng hay không thì cũng nên nói lời cảm ơn chủ nhà về bữa ăn được mời trước mặt các thực khách khác.

6. Giờ giấc làm việc và ăn uống:
Ngày làm việc của ltaly thường bắt đầu từ 9 giờ sáng và kết thúc lúc 5 giờ chiều. Tuy nhiên các đối tác thương mại thường sử dụng giờ giấc làm việc rất linh hoạt, sao cho thuận tiện cho cả hai bên và đạt được kết quả công việc cao nhất. Nếu đối tác ltaly đến khách sạn đón ta đi làm việc hoặc cùng ăn bữa sáng với khách thì ta không nên bàn công việc ngay khi gặp nhau buổi sáng hoặc trong bữa sáng. Nếu họ mời ta dùng cơm trưa thì thường bắt đầu từ 1 giờ chiều, có thể bàn công việc trong bữa trưa và bữa ăn này thường kéo dài ít nhất 2 tiếng đồng hồ. Giờ ăn tối của người ltaly thường bắt đầu từ 8 giờ tối. Chỉ nên bàn công việc vào bữa ăn tối với thương nhân ltaly khi không có người trong gia đình của họ tham dự, để tránh cho thành viên gia đình của họ cảm thấy không được thoải mái.

7. Đàm phán và ký hợp đồng:
Những điều cần biết nêu trên sẽ tạo điều kiện cho quan hệ với đối tác ltaly gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên dưới đây mới là những lời khuyên quan trọng nhất để duy trì quan hệ làm ăn lâu dài và đáng tin cậy giữa hai bên, không chỉ với thương nhân ltaly mà còn cần thiết trong quan hệ đối với thương nhân các nước khác. Đối tác nên biết về nhau càng nhiều càng tốt.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ ltaly (chiếm khoảng 2/3 kinh tế ltaly) thường là doanh nghiệp có truyền thống gia đình. Doanh nhân ltaly sẵn sàng cho đối tác biết về truyền thống này, kể cả những thông tin khác như: có bao nhiêu nhân viên, đã làm ăn với nước nào từ bao giờ, doanh số hàng năm là bao nhiêu, lý do muốn làm ăn với Việt Nam… Một doanh nghiệp có truyền thống lâu dài và làm ăn chuyên nghiệp thường có đầy đủ: logo, địa chỉ cùng với số điện thoại riêng số fax riêng, hộp thư e-mail và cả website, và nhất là mã số thuế (tiếng Italia là codici fiscale). Để chủ động tìm hiểu về đối tác ltalia, ta có thể tự giới thiệu về mình và doanh nghiệp của mình, rồi sau đó đề nghị đối tác cho biết những thông tin tương tự thì chắc chắn hiếm có đối tác nào lại từ chối.

Thương nhân ltaly nói chung có tác phong cởi mở, khi bắt đầu đàm phán thường muốn đi đến thỏa thuận càng sớm càng tốt. Trong trường hợp thương nhân không phải là giám đốc điều hành của doanh nghiệp thì phải có giấy ủy quyền ký hợp đồng. Nói chung trong thương mại quốc tế, khi có những trục trặc trong quan hệ hợp đồng giữa hai bên mà một trong hai bên muốn điều tra tình hình thực tế hoạt động của bên kia để kiểm tra độ tin cậy của đối tác thì việc này thường là quá muộn, mất nhiều thời gian và cả chi phí.

Ngay cả khi có được báo cáo tài chính về hoạt động của đối tác trong những năm vừa qua thì báo cáo đó cũng không phải là sự bảo đảm rằng hiện tại và trong thời gian tới quan hệ của đối tác sẽ giữ được mức độ ổn định như cũ trong làm ăn với ta. Vì vậy cách tốt nhất là song song với việc cố gắng tìm hiểu về đối tác như đã nêu trên, ta cần ký hợp đồng chặt chẽ, trong đó nêu đầy đủ và rõ ràng những những điều khoản quan trọng nhất cũng như nghĩa vụ mỗi bên (giá cả, điều kiện giao hàng, bộ chứng từ, điều kiện thanh toán, chỉ định cơ quan giám định, chỉ định trọng tài, phạt giao hàng chậm và thanh toán chậm). Không vì được hứa hẹn ký kết những hợp đồng lớn trong tương lai mà lỏng lẻo hoặc nhượng bộ trong khi thảo luận những điều khoản quan trọng của hợp đồng đầu tiên.

Hi vọng rằng một vài chia sẻ nhỏ này có thể giúp ích cho chuyến đi của quý vị.